VOTRE HÉBERGEMENT WEI

Vous l’aurez compris, il existe une multitude de types d’hébergement possibles pour organiser son WEI.

Insane trip vous a donc concocté une sélection de campings, châteaux, villages vacances, gîtes, etc. triés sur le volet, un peu partout en France : Val d’Oise, Ardennes, Lot-et-Garonne, Indre-et-Loire, Pyrénées-Orientales, Landes, Corrèze, Haute-Marne, Hérault, Haute-Loire, Bourgogne, Ardèche, Vendée, Somme, Paris, Nord… Bref, partout en France, en Espagne ou en Belgique !

Nous vous proposons des sites pour des groupes de 60 à 1 500 personnes, avec leurs propres spécificités, atouts et limites.

Ne vous en faites pas, à nous de vous accompagner, vous conseiller, en fonction de votre cahier des charges (souhaits d’équipements, thèmes, budget, temps de trajet, dates souhaitées, etc.) !

Vous serez hébergés en gîtes, appartements, cottages, chambres, bungalows, dortoirs, mobile-homes, chalets, ou même roulottes !

La capacité d’accueil de chaque logement est variable, mais la plupart des unités accueilleront entre 4 et 8 personnes. Par exemple, un bungalow de 6 personnes se compose comme suit :

• Une chambre avec un lit double (ou 2 lits simples) ;
• Et, une chambre avec 2 lits simples (parfois superposés) ;
• Puis, un salon qui se transforme en lits pour 2 personnes le soir.

Notons que pour des raisons sanitaires, les draps, oreillers et taies d’oreillers ne sont la plupart du temps pas fournis. Aussi, nous vous vous invitons à amener vos sacs de couchage et oreillers.

De même, la vaisselle sera la plupart du temps retirée des logements afin d’éviter toute casse ou déplacement et faciliter les états des lieux de départ. Nous vous invitons également à fournir à vos participants de la vaisselle réutilisable (éco-cup par exemple) ou carton / bambou (éviter le plastique jetable, pensez à la planète !)

Nous vous communiquons en amont du séjour la répartition des logements. Également, nous vous fournissons un plan du site (en général une quinzaine de jours avant le séjour). Vous pourrez ainsi organiser la répartition de vos participants avant l’arrivée et gagner un temps précieux à l’arrivée.

Tous nos sites disposeront d’équipements nécessaires à la bonne tenue de votre WEI.

Quelques équipements

• Salle ou chapiteau pour les repas ;
• Salle ou chapiteau pour vos soirées (qui pourra parfois être le même lieu que celui des repas) ;
• Des espaces verts pour vos tournois sportifs, vos jeux ;
• Des piscines, un lac, un accès mer, etc. (en fonction du lieu).

Il y aura toujours des cautions qui vous seront demandées, avant de pouvoir jouir du lieu comme bon vous semble, afin de couvrir d’éventuels incidents ou accidents.

La règle de base : rendre le site / les logements dans l’état dans lequel vous les avez trouvés ! Afin d’éviter tout litige ultérieur, il vous sera demandé d’effectuer des états d’entrée et de sortie des lieux, en présence d’un membre du personnel de la structure et d’un membre du BDE.

Le top du top : que vous arriviez avant le groupe et partir après, afin de prendre le temps nécessaire pour les réaliser tranquillement. Attention, le fait ne pas être là pour effectuer ces états des lieux sera toujours à votre désavantage.

Alors, même si c’est la fin du week-end et que vous êtes fatigués, faites l’effort…

2 types de cautions

• Des cautions d’association (X chèques remis, à l’ordre du site) afin de couvrir d’éventuels dommages que vous ne pourriez attribuer à untel ou untel ;
• Et, des cautions individuelles (un chèque personnel, d’un montant de 100 à 200 €, à l’ordre du site), afin de couvrir des dommages dans le logement qui est fourni (ou si la personne ayant commis une dégradation était identifiée).

En tant qu’organisateur, vous serez l’interlocuteur du camping et lui indiquerez ce qu’il doit faire.

Quelques critères importants pour votre choix

La privatisation ou non du lieu : y aura-t-il potentiellement un autre groupe ? Des propriétaires occupants ? D’autres vacanciers ?

• La sécurisation du site : est-il clos ? Y a t-il des accès piscine, lac, mer ?
• L’expérience du site concernant l’organisation de WEI. En effet, cela ne s’improvise pas. Préparez-vous à gérer vos facéties, en restant professionnels, serviables et  pédagogiques… À moins que vous n’aimiez la loterie ?
• Checkez bien les abords du site : mieux vaut un endroit isolé, afin de ne pas déranger ou être dérangé. Évitez donc les sites proches d’habitations, les sites encaissés dans des cirques car le son portera à des km…

« Ceux qui partent en vacances au Club Med écoutent les Bee Gees, ceux qui vont au camping écoutent AC/DC. Moi, j’essaie de ne pas penser aux Bee Gees ». Angus Young